Automatyzacja fakturowania: od 20 do 5 minut na fakturę zakupową

Wyzwanie

Firma dystrybucyjna B2B zatrudniająca ~120 osób przetwarzała ~2 000 faktur zakupowych miesięcznie siłami 4-osobowego działu księgowości — w całości ręcznie. Na każdą fakturę składało się sześć czynności: odbiór i zapisanie (2 min), wprowadzenie danych do ERP (6 min), weryfikacja danych (3 min), wysłanie do akceptacji (2 min), monitoring akceptacji (4 min) i archiwizacja (3 min) — łącznie 20 minut. Przy 2 000 faktur miesięcznie dawało to 40 000 minut, czyli ~667 roboczogodzin miesięcznie, a przy koszcie 75 PLN/h — ~50 025 PLN miesięcznie (~600 300 PLN rocznie) samego przetwarzania faktur. Do tego dochodziły błędy przy ręcznym przepisywaniu danych, akceptacje rozciągnięte na 3–5 dni, ryzyko zagubienia faktury i brak systematycznej kontroli terminów płatności.

Co zrobiliśmy

• OCR do odczytu danych z faktury — bez ręcznego przepisywania pozycji, kwot i danych kontrahenta
• Automatyczne rozpoznawanie kontrahenta na podstawie danych z faktury i historii zakupowej
• Automatyczne dekretowanie zgodnie z przyjętymi regułami księgowymi
• Elektroniczny workflow akceptacji zastępujący obieg mailowy i papierowy
• Integracja z ERP — zaksięgowana faktura trafia do systemu bez ręcznego wprowadzania
• Automatyczne archiwum dokumentów z pełną historią zatwierdzeń

Efekt

• Obsługa faktury skrócona z 20 do 5 minut (kontrola operatora 3 min + akceptacja elektroniczna 2 min, reszta procesu — 0 min)
• Nakład pracy spadł z ~667 do ~167 roboczogodzin miesięcznie, czyli ~500 rbg (~6 000 rbg rocznie, ~3,5 etatu) uwolnionych do innych zadań
• Koszt procesu spadł z ~600 300 do ~150 300 PLN rocznie — oszczędność ~450 000 PLN rocznie
• Akceptacja faktur skrócona z 3–5 dni do kilku godzin, zagubione faktury praktycznie wyeliminowane, automatyczne przypomnienia o terminach płatności i pełna historia dokumentów dla audytów

O projekcie

Firma dystrybucyjna B2B (~120 pracowników) obsługiwała ~2 000 faktur zakupowych miesięcznie siłami 4-osobowego działu księgowości, w całości ręcznie: odbiór, wprowadzenie do ERP, weryfikacja, wysłanie do akceptacji, monitoring akceptacji i archiwizacja — łącznie 20 minut na fakturę, ~667 roboczogodzin i ~50 tys. PLN miesięcznie (~600 300 PLN rocznie). Wdrożona automatyzacja objęła OCR do odczytu faktur, automatyczne rozpoznawanie kontrahenta, automatyczne dekretowanie, elektroniczny workflow akceptacji, integrację z ERP i automatyczne archiwum dokumentów. Po wdrożeniu na fakturę przypada już tylko kontrola operatora (3 min) i akceptacja elektroniczna (2 min) — import, OCR i archiwizacja nie wymagają już czasu człowieka. Miesięczny nakład pracy spadł do ~167 roboczogodzin (~12 525 PLN), co przy 2 000 faktur miesięcznie daje oszczędność ~500 roboczogodzin miesięcznie (~6 000 rbg rocznie, odpowiednik ~3,5 etatu) i ~450 000 PLN rocznie (z ~600 300 do ~150 300 PLN). Przy koszcie wdrożenia 180 000 PLN i utrzymaniu 30 000 PLN rocznie, zysk netto w pierwszym roku wynosi 240 000 PLN (450 000 − 180 000 − 30 000), a zwrot z inwestycji następuje po ~5–6 miesiącach. Dodatkowe korzyści: spadek błędów przy przepisywaniu o ~85–95%, skrócenie czasu akceptacji z 3–5 dni do kilku godzin, praktyczna eliminacja zagubionych faktur, automatyczne przypomnienia o terminach płatności, pełna historia dokumentów i akceptacji na potrzeby audytów oraz możliwość obsługi całego procesu zdalnie.