Jak zautomatyzować aktualizację cenników z PDF, skanów i Excela w sklepie internetowym

W skrócie: aktualizację cenników z PDF, skanów i Excela da się zautomatyzować w czterech krokach: odczytać dokument do tabeli, porównać go z tym, co jest w sklepie, przygotować plik importu i zostawić człowiekowi tylko wątpliwości. Najtrudniejsze nie jest samo OCR, tylko bezpieczniki, bo import w sklepie zwykle podmienia całą listę, a błąd w odczycie usuwa produkty albo psuje ceny.

Dlaczego ręczna aktualizacja cenników jest droga?

Każda zmiana cennika to przepisywanie setek pozycji: nazwy, ceny, gramatury. To praca powtarzalna, podatna na literówki i skupiona w szczycie, zwykle na początku miesiąca, kiedy cenników przychodzi najwięcej. Jeśli sklep wyłącza zamawianie do czasu aktualizacji, opóźnienie kosztuje wprost: ruch, który kupiłeś reklamą, trafia na wyłączony produkt albo zakład.

Jak działa automatyczna aktualizacja cenników krok po kroku?

• Odbiór dokumentu: zgłoszenie zmiany (mail, webhook, strona dostawcy) i pobranie pliku.
• Odczyt: zamiana PDF, skanu, Excela albo Worda na jedną postać wierszy: nazwa, cena, miara.
• Porównanie: zestawienie z aktualną listą w sklepie i wyliczenie różnic: nowe, usunięte, zmiana ceny, zmiana gramatury.
• Plik importu: przygotowanie pliku w formacie sklepu, ale dopiero po bezpiecznikach.
• Kontrola człowieka: ekran tylko dla wątpliwości, z zapamiętywaniem decyzji.

Jak odczytać cennik z PDF, skanu i Excela?

Format warto rozpoznawać po zawartości pliku, a nie po rozszerzeniu: zdarza się PDF pod nazwą „.docx”. Skany są najdroższym krokiem, bo OCR bywa większością rachunku za chmurę, więc ponawia się je tylko raz na dokument.

Jak porównać cennik z katalogiem sklepu?

Nazwy w cenniku i w sklepie prawie nigdy nie są identyczne. Cennik ma producenta w nazwie, a sklep nie. Warianty bywają zapisane w jednym wierszu („SOK TYMBARK/HORTEX 1 L”), a w sklepie to osobne produkty. Gramatura bywa w nazwie albo w osobnym polu. Dlatego dopasowanie musi być wieloetapowe: dokładne, przybliżone, po zawieraniu słów i z rozbijaniem wariantów, a to, czego nie da się pewnie sparować, ma trafić do człowieka zamiast zgadywania.

Jakie bezpieczniki są potrzebne, gdy import podmienia całą listę?

• Blokada pliku z ułamka listy: jeśli odczytano 60 pozycji, a w sklepie jest 230, plik nie powstaje.
• Pozycje obowiązkowe, których cennik nie ma (np. opłata za przygotowanie paczki), przechodzą do pliku bez zmian, żeby nie zniknęły ze sklepu.
• Literówka w cenie („9,9O”) nie zamienia się po cichu w 0,00 zł: zapis jest odrzucany z listą błędnych pól.
• Decyzje człowieka są zapamiętywane, żeby ten sam problem nie wracał przy kolejnym cenniku.

Jak mierzyć, czy automat jest wystarczająco dobry?

Najpewniej w trybie cienia: aplikacja liczy wynik obok pracy człowieka, a potem porównujemy go z tym, co faktycznie trafiło do sklepu. Mierzy się zgodność cen, gramatur i pozycji oraz odsetek dokumentów czytanych automatycznie. Próg przekazania automatu do testów warto ustalić z góry, np. 98% zgodnych pozycji w paczce i 90% zgodnych paczek, zamiast oceniać na wyczucie.

Przykład: Zpozdrowieniem.pl, ponad 170 placówek

W sklepie Zpozdrowieniem.pl każda z ponad 170 placówek ma własny cennik w innym formacie, a zmiana cennika wyłącza zamawianie w zakładzie do czasu aktualizacji. Po kilku dniach pracy w trybie cienia zgodność cen wynosi ok. 98%, gramatur ok. 97%, a pełnych list ok. 82% i rośnie z każdą poprawką wskazaną przez pomiar. Aplikacja czyta ok. 72% cenników. Szczegóły wdrożenia i zrzut dashboardu jakości są w case study.